4.2.3 und 4.2.4: Dokumente und Protokolle

Im Qualitätsmanagement unterscheiden wir zwischen Dokumente und Protokolle.

Als Dokumente gelten die Teile des Qualitätsmanagement-Handbuchs und alle Arbeitsanweisungen sowie die Vorlagen für Protokolle.

Als Protokolle gelten sämtliche ausgefüllten Aufzeichnungen, die laut Qualitätsmangement-Handbuch gefordert sind.

1. Neue Dokumente sowie
2. neue Versionen von Dokumenten müssen vom Ersteller und einer weiteren Person freigegeben werden. Die freigebende Person darf nicht der Ersteller der Überarbeitung sein und muss eine Einschulung ins Qualitätsmanagement haben. Die Freigabe passiert mit Unterschrift und Datum sowie durch Ablage im Büro, Ordner „Qualitätsmanagement-Handbuch“. Sämtliche Dokumente müssen im Wiki als Seite erstellt werden. Für Dokumente in anderen Dateiformaten (Excel, Adobe Indesign etc) wird eine leere Seite erstellt und die Datei verlinkt. Jedes Dokument muss einen Hinweis enthalten, dass Ausdrucke und etwaige Kopien unkontrollierte Kopien darstellen.
3. Werden Vorlagen für Protokolle geändert müssen etwaige Vordrucke vernichtet werden. Bereits begonnene Protokolle müssen mit der Freigabe er neuen Version abgeschlossen werden.
4. Die Dokumente werden anhand der Wiki-ID beginnend mit „qms“, der zugehörigen Kapitel-Nummer und sofern vorhanden des Dokumentennamens, jeweils durch ein „:“ getrennt, und der Version identifiziert. Die Version entspricht dem Änderungsdatum (jeweils rechts unten angezeigt), das Änderungsprotokoll lässt sich im Wiki abrufen.

Ausgefüllte Protokolle müssen im Büro archiviert werden. Protokolle müssen leserlich ausgefüllt werden und müssen Unterschrift und Datum des ausführenden Mitarbeiters enthalten.

Protokolle werden vor Ort aufbewahrt bis diese vollständig ausgefüllt sind oder eine weitere Verwendung aufgrund einer neuen Version der Vorlage untersagt ist. Anschließend werden die Aufzeichnung im Archiv verwahrt.

Preuner Wirt - Qualitätshandbuch
Jeder Ausdruck stellt eine unkontrollierte Kopie dar. Gültige Version online unter https://intern.preuner.at/