Im Qualitätsmanagement unterscheiden wir zwischen Dokumente und Protokolle.

Als Dokumente gelten die Teile des Qualitätsmanagement-Handbuchs und alle Arbeitsanweisungen sowie die Vorlagen für Protokolle.

Als Protokolle gelten sämtliche ausgefüllten Aufzeichnungen, die laut Qualitätsmangement-Handbuch gefordert sind.

Sämtliche Dokumente müssen im Wiki als Seite erstellt werden. Für Dokumente in anderen Dateiformaten (Excel, Adobe Indesign etc) wird eine leere Seite erstellt und die Datei verlinkt.

Neue Versionen von Dokumenten müssen vom Ersteller und einer weiteren Person freigegeben werden. Die freigebende Person darf nicht der Ersteller der Überarbeitung sein und muss eine Einschulung ins Qualitätsmanagement haben. Die Freigabe passiert mit Unterschrift und Datum sowie durch Ablage im Büro, Ordner „Qualitätsmanagement-Handbuch“.

Jedes Dokument muss einen Hinweis enthalten, dass Ausdrucke und etwaige Kopien unkontrollierte Kopien darstellen.